Sehr geehrte Mandantin,
Sehr geehrter Mandant,
die Anforderungen der Finanzbehörden an elektronische Kassensysteme werden von Jahr zu Jahr strenger. Hintergrund der Meldepflicht ist, dass die Finanzverwaltung einen Überblick über die genutzten Kassensysteme gewinnen möchte. Dabei sind auch das Alter, die mögliche Vernetzung und die technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) von Bedeutung. Aus diesem Grund möchten wir Sie in diesem Zusammenhang an eine wichtige Frist erinnern.
Die Einführung der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme und sonstige Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2025 ist eine bedeutende Veränderung für Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen. Hier sind die wichtigsten Punkte, die Unternehmen beachten sollten:
1. Meldepflicht bis zum 31. Juli 2025: Alle Unternehmen sind verpflichtet, ihre elektronischen Kassensysteme und andere Aufzeichnungssysteme (elektronische Waagen, Taxameter und Wegstreckenzähler) beim zuständigen Finanzamt zu melden. Diese Verpflichtung betrifft sowohl bestehende als auch neu in Betrieb genommene Systeme.
2. Fristen:
– Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen spätestens bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
– Neu angeschaffte Kassensysteme müssen innerhalb eines Monatsnach Inbetriebnahme gemeldet werden.
– Wenn ein Kassensystem nicht mehr genutzt wird (Außerbetriebnahme), muss dies ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
3. Digitale Meldung: Die Meldung muss ausschließlich digital beim zuständigen Finanzamt erfolgen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die notwendigen technischen Mittel zur Durchführung der digitalen Meldung haben.
Die Meldung kann auf drei Wegen erfolgen:
– Direkteingabe im Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme” (Paragraf 146a Abs. 4 AO).
– Upload einer XML-Datei in „Mein Elster”, zum Beispiel mit Hilfe der Kassensoftware erstellt.
– Übertragung über die ERiC-Schnittstelle im Programm „Mein Elster”.
Zu übermitteln sind der Name des Steuerpflichtigen, die Steuernummer, die Art des Aufzeichnungssystems einschließlich der Seriennummer, das Datum der Inbetriebnahme und die Anzahl der genutzten Geräte.
4. Überprüfung und Planung: Unternehmen sollten jetzt prüfen, welche Kassensysteme unter die Meldepflicht fallen und ob geplante Anschaffungen ebenfalls betroffen sind. Eine sorgfältige Planung hilft dabei, die Meldefristen einzuhalten.
5. Strafen bei Verstößen: Verstöße gegen die Meldepflicht können mit einer Geldstrafe von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
6. Das ist konkret zu tun: Erstellen Sie eine Übersicht über die eingesetzten Geräte je Betriebsstätte. Benennen Sie die zuständigen Mitarbeiter für die Meldepflichten. Denken Sie später auch daran, die Verfahrensdokumentation um den neuen Meldeprozess zu ergänzen.
Bei Fragen zu den Meldepflichten sprechen Sie uns gern an!
Mit freundlichen Grüßen
RWST Wirtschaftsberatung GmbH
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Steuerberatungsgesellschaft
